Dossier

Les composants de la fiche comptable sont les suivants :  

• Créance (créance effective, créance avant jugement, créance pour des tiers, créances externes),
• Frais (dûs par le débiteur, dûs par le débiteur avant jugement, honoraires à charge du client, à charge de l'étude, exposés par un tiers, à charge de l'Etat (prodeo)),
• Paiement ou plus précisément tous les mouvements permettant le règlement du dossier entre toutes les parties en présence (directement chez le client par le débiteur, provisions reçues, paiements des répondants, paiements reçus par des confrères et transmis à l'étude, cas des répartitions, des créances externes, versements des disponibles, prélèvements étude dans le cadre gestion compte tiers/compte étude,…).

Le nombre de créanciers, de débiteurs, de clients, d'intervenants, de titres (jugements, …), … sont tous encodables en nombre illimité.

Une même personne peut intervenir dans un dossier à plusieurs reprises pour des causes différentes (en nom propre d'une part, et en tant que tuteur d'un autre personne d'autre part, …).

Amadeus dispose de règles très poussées pour déterminer le compte sur lequel les disponibles seront versés (un compte au niveau du client, un compte au niveau du dossier et un compte au niveau de chaque créance).

Procédures automatiques

Un dossier peut « vivre » plusieurs procédures automatiques de manière simultanée. Une procédure est une suite d'étapes. A chaque étape peuvent être exécutées une ou plusieurs actions, un délai peut être attendu, des conditions « simples » ou complexes (et – ou) peuvent être testées pour décider de la suite.

Pour les dossiers en matière de récupération de créance, les notions supplémentaires existent : 

• Montant échelonné,
• Périodicité,
• Retard toléré (en temps),
• Retard toléré (en pourcentage),
• Rappel à « priori », c'est-à-dire rappel avant échéance,
• Traitement des exceptions.

L'utilisateur peut avoir accès, à tout moment, au contrôle de ces procédures (y placer ou en sortir un dossier). En outre, il a accès à la définition des étapes et à la définition des procédures.

Comptabilité

Comme signalé ci-avant, se cache derrière la comptabilité habituelle des dossiers et autres fiches (A, B, C) pour les Huissiers, une comptabilité SOCIETE COMPLETE.

Indispensable pour certains, elle garantit aux autres une fiabilité et un contrôle des encodages inaccessibles sans une telle méthodologie. L'étude ne pourra prélever des sommes qui ne lui reviennent pas ou qui ne sont pas encore disponibles.

Le plus souvent possible, il fait appel aux méthodes modernes de paiement (télébanking) aussi bien pour les disponibles que pour les paiements reçus à l'étude. Ce dernier objectif est facilité par les procédures automatiques (rappel à priori).

Amadeus est prévu pour interroger les banques, de nuit et/ou de jour, pour connaître les derniers versements et les imputera automatiquement sur base des communications structurées qui sont généralisées dans Amadeus et prendra donc les bonnes décisions dans les procédures automatiques.

Fiches comptables

Les fiches A, les fiches B et le répertoire d'entrée sont traités au travers de la même structure.

Ceci est un exemple du souci, dans Amadeus, de réduire au maximum les encodages. Les recherches sont également grandement facilitées.

Actes

Amadeus gère automatiquement la création des actes en reprenant tous les éléments du dossier (calcul automatique du coût de l'acte, du nombre de copies,...) ainsi que des éléments variables (date d'audience, date de vente, …).

Amadeus tient compte des actes préparés dans la situation des dossiers et facilite ainsi l'encodage du répertoire et l'impression des lettres recommandées en fonction des actes signifiés.

Le calcul du coût des actes est réalisé automatiquement en fonction d'un tarif pré déterminé et modifiable (forfait, copie ,rôle,…).

Amadeus prépare et gère également les actes signifiés à l'extérieur.

Amadeus gère le répertoire des actes du civile et des actes du pénal.

Renseignements

Lors de la consultation ou de l'encodage des coordonnées d'une personne ou d'une société, Amadeus vous permet d'interroger le Registre National ou le Registre des Sociétés directement à partir d'un bouton prévu à cet effet (pour autant que l'accès à ces fichiers vous soit autorisé).

Des connexions à d'autres banques de données externes sont également envisageables.

Technologie de "bureau sans papiers"

Amadeus permet d'archiver à l'aide d'un scanner les dossiers papier et d'y accéder directement depuis le dossier. Ceci permet un gain de place substantiel sur les archives papier. Tout les utilisateurs peuvent accéder directement aux différents documents depuis l'interface d'Amadeus sans devoir faire de recherche laborieuse du dossier papier.

L'intégration bancaire

Amadeus génère les fichier de paiements bancaires pour Isablel et Multiline. Il est aussi capable d'importer les fichier CODA d'extraits de compte.

Amadeus gère aussi les chèques.

Autres fonctionnalités

Beaucoup d'autres modules non décrits ici dans ce résumé se retrouvent dans la distribution d'Amadeus et sont détaillés dans le présent manuel utilisateur.